Datenschutzhinweis für die Nutzung von Microsoft Teams

Im Rahmen unserer betrieblichen Kommunikation und Zusammenarbeit setzen wir die Plattform Microsoft Teams ein. Die Nutzung erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer effizienten internen Kommunikation und, soweit erforderlich, zur Erfüllung von arbeitsvertraglichen Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

1. Zwecke der Verarbeitung:

Microsoft Teams dient zur Durchführung von Audio- und Videokonferenzen, Chats, Besprechungen sowie zur gemeinsamen Bearbeitung von Dateien und zur allgemeinen digitalen Zusammenarbeit im Team.

2. Verarbeitete Datenkategorien:

Je nach Nutzung werden u. a. folgende Daten verarbeitet:

• Benutzername und E-Mail-Adresse
• Profilbild (falls freiwillig angegeben)
• Meeting-Teilnahmeinformationen (Datum, Uhrzeit, Dauer)
• Kommunikationsinhalte (z. B. Chatnachrichten, geteilte Dateien, Audio/Video-Inhalte)
• Geräte-/Verbindungsdaten (IP-Adresse, Betriebssystem, Geräte-ID)

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG (Einwilligung, z.B. bei Aufzeichnungen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Arbeitsvertrags)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation)

4. Empfänger / Drittlandtransfer:

Microsoft Teams ist ein Dienst der One Microsoft Place, South County Business Park, Carmanhall And Leopardstown, Dublin, D18 P521, Irland. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Servern in der EU, ein Datentransfer in Drittländer (insb. USA) kann dennoch nicht komplett ausgeschlossen werden. Microsoft ist vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet (u. a. durch EU-Standardvertragsklauseln).

5. Speicherdauer:

Die Speicherdauer richtet sich nach Art und Zweck der jeweiligen Kommunikation. Chats, Aufzeichnungen oder geteilte Dateien werden entsprechend der unternehmensinternen Löschkonzepte automatisch oder manuell gelöscht. Aufzeichnungen von Meetings erfolgen nur nach vorheriger Ankündigung und Einwilligung. Logfiles werden bei Microsoft für 90 Tage gespeichert.